Google Keep dan Keep Notes sebenarnya dua nama yang merujuk pada satu hal, yaitu aplikasi note buatan Google. Bedanya, nama pertama disematkan pada aplikasi di perangkat komputer, sedangkan yang terakhir untuk perangkat android, seperti smartphone.
Aplikasi ini belakangan menjadi salah satu teman akrab bagi saya dalam kehidupan sehari-hari.
Tugasnya, sesuai dengan namanya, adalah untuk mencatat. Dalam hal yang berkaitan dengan aktivitas saya sebagai seorang karyawan dan blogger, keduanya dipergunakan untuk melakukan pencatatan ide atau apapun yang terlintas dalam pikiran.
Peran tambahannya adalah sebagai sarana transfer ide dan koordinasi bagi kerja tim dalam usaha digital marketing yang sedang saya bangun, LB Digital.
Latar Belakang
Sebagai seorang manusia dengan usia yang sudah lumayan tua dan memiliki hal yang “agak” terlalu banyak untuk dipikirkan, mengingat kesemua hal itu adalah sebuah tantangan tersendiri. Banyak sekali hal yang terlupa akibat “data” yang sudah sulit sekali tersimpan di kepala.
Oleh karena itu, saya selalu membutuhkan alat bantu.
Sampai tahun kemarin, beberapa perangkat telah dipergunakan untuk memastikan tidak ada hal yang tercecer, seperti Microsoft One Note, buku agenda, aplikasi Notes di android. bahkan papan pencatatan di depan meja kerja.
Masalahnya adalah kesemua perangkat itu tidak terhubung satu dengan yang lain. Jadi, seringkali, saya harus mencatat hal yang sama di dua perangkat yang berbeda. Semua untuk memastikan tidak ada hal yang terlewat.
Belum lagi saya menghadapi kesulitan untuk menyampaikan ide dan memantau perkembangan dari tim produksi dan marketing di LB Digital. Koordinasi memang menjadi tantangan sendiri dalam sebuah tim yang bekerja bukan di satu tempat dan hanya secara online.
Sayangnya, tidak saling terhubungnya semua perangkat pencatat yang saya pergunakan menyebabkan banyak waktu terbuang. Cukup ruwet – pakai banget – selama beberapa bulan terakhir.
Kenapa Google Keep dan Keep Notes?
Sebenarnya tidak sengaja.
Saya sudah memakai Keep Notes di android sejak lama, sebagai alat pencatat. Namun, bodohnya saya saat itu adalah saya tidak menyadari bahwa aplikasi itu bukan sekedar aplikasi android.
Aplikasi ini merupakan produk dari Google dan seperti biasa, mbah mesin pencari ini selalu menelurkan aplikasi yang bisa terkoneksi di berbagai perangkat.
Barulah ketika kesulitan itu meningkat, saya menemukan informasi bahwa aplikasi Keep Notes di android, memiliki nama lain, yaitu Google Keep di perangkat komputer.
Yang paling membuat bete karena menyadari kebodohan saya adalah apa yang saya tulis di android akan tampil di layar komputer, selama berada dalam akun Google yang sama.
Bodoh dan memang saya sampai mengeplak kepala sendiri saat membacanya.
Masalah yang selama ini dihadapi sebenarnya solusinya ada di depan mata. Hanya kemalasan saya saja yang membuatnya seperti tidak terpecahkan dan terus merepotkan.
Mengapa hal ini sangat membantu?
Karena saya banyak sekali mencatat di smartphone untuk memanfaatkan waktu selama perjalanan pulang pergi ke kantor. Biasanya, kemudian saat berada di depan komputer, saya membuka catatan di ponsel untuk melihat apa yang tertulis di sana.
Namun, sekarang karena semua “notes” tadi bisa langsung terlihat, setidaknya saya tidak perlu lagi membuka dua perangkat. Saya bisa melihat apa yang tertulis di Keep Notes di Google Android dengan memanfaatkan extension Google Chrome.
Lebih sederhana dan menghemat waktu sekali.
Apalagi, sekarang, ketika saya sudah bisa kembali ke dunia blogging, draft yang saya buat selama perjalanan di atas kereta, bisa langsung nongol juga di komputer. Tidak perlu menghubungkan kabel data lagi, saya bisa meng-copy paste-kan draft tersebut ke editor blog.
Jelas membuat hidup lebih singkat.
Untuk koordinasi dengan anggota tim LB Digital, kedua aplikasi inipun bermanfaat sekali karena saya bisa membagikannya secara langsung kepada pengguna aplikasi yang sama. Dan, itu tidak sulit karena semua anggota tim memiliki akun Google juga dan secara otomatis mereka bisa memasang aplikasi di smartphone atau di komputer mereka.
Instruksi atau catatan dari perkembangan proyek atau masalah, bisa didistribusikan antar anggota tim dengan memanfaatkan catatan. Tidak perlu buka email atau chat WA lagi (yang lebih ribet kalau dipakai menyimpan catatan)
Belum lagi, setiap catatan bisa diberi warna (seperti Post It) dan label. Fitur fitur ini membuat kategorisasi setiap ide menjadi lebih mudah. Ide bisa disortir dan mempermudah untuk menemukannya.
Singkatnya
- interkoneksi antar perangkat
- kemudahan mendapatnya
- bisa dipergunakan untuk banyak orang
- bisa didistribusikan
- fitur penunjang cukup dalam hal pencatatan
Dengan perangkat ini saya bisa
- mencatat ide lebih banyak
- menghindari pekerjaan yang sama dilakukan berulangkali (mencatat ide yang sama dua tiga kali itu memakan waktu juga loh)
- melakukan koordinasi (memberi instruksi, memberikan catatan, menerima laporan singkat)
Inilah alasan mengapa saya menjatuhkan Google Keep atau Keep Note sebagai pilihan dalam membantu pencatatan ide atau hal apapun terkait pekerjaan.
Jadi, kedua aplikasi ini sekarang merupakan salah satu aplikasi yang setiap hari dipakai.
Bukan satu satunya karena kebutuhan saya dalam hal pencatatan banyak, saya masih mempergunakan Microsoft One Note dan juga Simple Note. Keduanya dipergunakan untuk tujuan lain. Namun, aplikasi notes buatan Google ini menjadi yang utama.
Kategorisasi Catatan
Salah satu tantangan yang dihadapi saat menggunakan kedua aplikasi ini adalah jumlahnya. Perlahan tetapi pasti, apalagi kalau manusia dengan pekerjaan dan “ide” yang terlalu banyak seperti saya, jumlah catatan meningkat cepat.
Jumlahnya menjadi banyak sekali dan lama kelamaan jadi seperti kepala sendiri dimana ide bersliweran nggak jelas dan susah ditemukan.
Oleh karena itu, kategorisasi catatan harus dilakukan.
Hal itu bisa dilakukan dengan
- membuat label berbeda pada setiap catatan
- memberi warna untuk menekankan mana ide yang perlu diprioritaskan dan mana yang bisa ditunda
- membuat beberapa akun Google dan menggunakan setiap akun untuk pencatatan hal yang berbeda, seperti akun satu untuk pekerjaan, akun dua untuk blog (atau setiap akun untuk satu blog)
Dengan adanya kategorisasi, setiap ide atau catatan bisa dicari, disortir dan ditemukan dengan mudah.
Sejak menggunakannya beberapa bulan terakhir, memang terasa sekali guna keduanya.
Itu cerita saya terkait urusan catat mencatat, termasuk mencatat hutang “kidding“. Bagi saya yang merasa ide itu adalah barang berharga, memang saya memperlakukannya secara berbeda.
Bagaimana dengan Anda? Aplikasi Notes apa yang Anda pergunakan? Boleh sharing di sini? Mau pakai Google Note atau Keep Notes juga, coba saja browsing atau lihat Play Store.